Le traitement des courriers est toujours indispensable de nos jours. Il s’agit de l’une des tâches importantes au sein d’une entreprise. Qu’il s’agisse de courrier entrant ou sortant, le volume à gérer varie en fonction de la taille de l’entreprise. La gestion du courrier repose sur l’organisation du tri jusqu’à l’archivage, en passant par l’envoi à chaque destinataire. Cependant, manier le courrier manuellement demande un temps considérable et de l’attention. En adoptant certains outils, comme un logiciel de traçabilité du courrier, vous arriverez à en optimiser son flux.
Comment s’acheminent les courriers au sein des entreprises ?
Il existe deux types de courriers à traiter : entrants et sortants. Pour les petites entreprises, cette tâche est assurée par un employé administratif. Pour une entreprise avec un volume important de courrier à gérer, il faut disposer d’un service dédié. La gestion diffère ainsi selon le type d’organisation. Les étapes les plus courantes sont :
- la réception du courrier ;
- l’ouverture du pli et l’enregistrement ;
- le tri et la transmission du courrier aux destinataires.
Actuellement, l’adoption de ces étapes pose une problématique pour les grandes entreprises. Le sujet de perte des documents et de délai de traitement des courriers fait l’objet de questionnement chez ces organisations de grande taille. Toutefois, pour remédier à ce souci, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel pour la traçabilité du courrier, adapté surtout pour les sociétés de grande envergure.
Le logiciel de traçabilité : comment ça marche ?
Ce logiciel est réservé aux services courriers des grandes organisations. Il est conçu pour suivre facilement le traitement des courriers et des colis, de leur réception jusqu’à leur transmission. Cet outil est adapté, tant pour les courriers entrants que pour les courriers sortants.
Il est utile de noter que l’utilisation de cet outil est bénéfique pour les grandes entreprises. En termes de tâches, ce programme réduit de moitié les charges de travail du service dédié au traitement du courrier et des colis. D’autre part, il permet de profiter d’un réel gain de temps. Vous n’avez à passer ni par le traitement ni par le classement des courriers. Vous pourrez minimiser les erreurs de transmission des documents, mais surtout de garder la discrétion pour les documents confidentiels.
L’exploitation de ce logiciel vous permet de sauvegarder les courriers ou les colis entrants, sortants et circulants. Il donne aussi la possibilité de tracer leur arrivée ou leur envoi. Le suivi des transferts de responsabilité interne est une tâche à ne pas négliger. Si l’un des employés du service est en congé, son suppléant sera véritablement à l’aise dans sa manipulation.
D’un autre côté, l’archivage des preuves de transmission des courriers ainsi que des documents importants peuvent être sécurisés aisément. L’application est en mesure d’uniformiser le déroulement de la réception et de l’envoi du courrier. Il est à retenir que chaque document est sensible, et le risque associé est élevé. Le logiciel proposé vous protège de toute perte du courrier ou colis, car le suivi de ces éléments est réalisé de manière intuitive et systématique. Enfin, le programme est en mesure de vous fournir des statistiques relatives à vos données.
La gestion électronique des documents : est-ce le même principe que le logiciel de traçabilité ?
La gestion électronique des documents ou GED est un moyen innovant pour gérer facilement les flux de courriers dématérialisés. Ce dispositif est conçu pour numériser les documents papier, les numéroter, les classer et les stocker. Comparée au logiciel de traçabilité, la GED permet également d’archiver les documents de manière sécurisée. De cette manière, vous êtes à l’abri des pertes de documents, et le délai de traitement des dossiers est réduit de manière optimale.
Le matériel à utiliser représente la différence entre ces deux dispositifs. La GED nécessite divers équipements, tels qu’un scanner et une machine intelligente liée directement au serveur informatique. Cependant, le logiciel est opérationnel dès qu’il est installé.
La gestion manuelle des flux courriers s’avère être une tâche fastidieuse et chronophage pour les grandes entreprises. La perte de temps, la perte des documents et le délai de traitement des dossiers sont des facteurs qui peuvent leur coûter cher. De ce fait, nous vous recommandons d’opter pour le logiciel de traçabilité des courriers. Outre les multiples fonctionnalités qu’elle offre, cette application affichant des performances accrues s’avère incontournable pour le service courrier. Tous les envois par e-mail ou sur un dossier partagé sont automatisés, et ce, de façon sécurisée. Ce dispositif garantit un traitement et un suivi rigoureux des courriers et des colis entrants, sortants et circulants de votre entreprise.
Salut, c’est Antho ! Auto-entrepreneur depuis peu, je suis venu pour donner des conseils à tout ceux qui veulent mieux maitriser le monde impitoyable de l’entreprise !
