Le séminaire est un événement d’entreprise important qui permet, entre autres, de booster la motivation des collaborateurs. Souvent de taille importante, notamment pour les grandes entreprises, l’organisation d’un tel événement n’est pas chose facile. Voici 5 points essentiels pour faire de votre prochain séminaire d’entreprise une véritable réussite.
Louez une salle de séminaire
Le choix du lieu pour le séminaire est déterminant pour en assurer la réussite. Pour trouver le lieu idéal, il faut tenir compte de plusieurs critères. D’abord, il faut faire en sort de respecter votre budget. En général, les lieux de séminaires proposent différentes formules parmi lesquelles vous pouvez choisir. Ensuite, votre choix doit se faire en fonction du nombre de participants et des activités que vous allez y faire. En général, le séminaire est un événement qui allie l’utile à l’agréable avec, au programme, des activités récréatives (favorisant le team building), des formations et diverses réunions. Il faut ainsi un endroit qui vous permet de faire tout cela.
En vous rendant sur les sites comme Kactus.com, vous pourrez trouver facilement un endroit adapté à un événement professionnel. Ce genre de site met à la disposition des clients des milliers de salles de réunion dans toute la France, référencées pour l’organisation de séminaires. Les lieux proposés ont été sélectionnés par les sites, car ils sont parfaits pour les séminaires d’entreprise. Vous allez trouver l’espace idéal pour votre événement, en pleine ville ou en périphérie.
Pour les formations, par exemple, misez sur un endroit calme et bien équipé (chaises, matériels pour les projections…) pour que les séminaristes soient bien concentrés et réceptifs. Bien entendu, la salle de réunion est le choix par excellence. En optant pour un centre, vous allez pouvoir faire des réunions et des animations.
En dehors des salles de réunion classiques, le site propose également des endroits insolites, propices aux activités extérieures. Par ailleurs, si vous organisez une réunion d’entreprise haut de gamme, vous pouvez très bien opter pour un hôtel raffiné, une salle de réunion moderne ou même un château.
Choisissez bien la date de votre événement professionnel
Le choix des dates est aussi un critère important. Bien entendu, il faut respecter l’agenda de la société pour éviter que le séminaire compromette le bon fonctionnement de l’entreprise. Si vous avez carte blanche, notez que le choix des dates peut réduire le coût et vous permettre de faire des économies. Vous allez avoir plus de marge de manœuvre sur le budget pour les activités ou animations.
Si possible, faites en sorte que votre séminaire ait lieu en début de semaine. En effet, les entreprises organisent souvent leurs événements en fin de semaine. Les propriétaires de salles de réunion ont ainsi tendance à augmenter le tarif de la location dès le jeudi. De même, évitez autant que possible les périodes de fêtes et de vacances scolaires.
Organisez les activités et les animations du séminaire
Les activités et animations sont inséparables d’un séminaire d’entreprise réussi. En effet, elles favorisent, entre autres, l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance. Comme elles vont également divertir, il faut qu’elles se déroulent dans une ambiance décontractée pour que tout le monde ait envie d’y participer. Les possibilités dépendent de l’endroit que vous choisissez :
- activités nautiques,
- courses de drones,
- jeux vidéo, etc.
Mis à part les activités, vous pouvez également prévoir des moments de détente en fin de journée : séances de massage, spa… Les séminaristes vont pouvoir se reposer et faire le plein d’énergie pour la suite des événements et les prochaines réunions et formations.
Optez pour un menu adapté à tous les participants
La plupart du temps, les salles de séminaire proposent des menus et n’acceptent pas l’intervention de traiteurs extérieurs. Vous devez en tenir compte lors de votre organisation. Pour assurer la réussite de l’événement, faites le point avec les responsables de l’établissement pour leur parler de vos préférences. Le matin, privilégiez un menu léger, avec des fruits qui sont plus sains et pleins de vitamines pour que les séminaristes puissent rester éveillés toute la journée. Prenez également en compte les allergies des participants.
Respectez le budget pour la réunion
Bien entendu, vous devez commencer par fixer un budget précis avant de débuter les préparatifs. Pour réussir votre séminaire d’entreprise, un respect du budget est indispensable. Dans toutes les étapes de vos préparatifs, vous devez éviter à tout prix de le dépasser. Si votre budget est limité, le contenu de la séance doit primer sur la forme. Le principal objectif est de créer une ambiance conviviale dans laquelle les séminaristes seront plus réceptifs. Tout au long des préparatifs, pensez à bien suivre les comptes. Si vous voyez que les moyens ne seront pas suffisants, pensez à redistribuer les moyens financiers et faites des priorités.
Salut, c’est Antho ! Auto-entrepreneur depuis peu, je suis venu pour donner des conseils à tout ceux qui veulent mieux maitriser le monde impitoyable de l’entreprise !
