En entreprise, certains éléments sont essentiels pour faciliter les relations avec les clients, mais aussi pour faire preuve de professionnalisme. Parmi ceux-ci, on retrouve le devis, dont le but est de détailler les prestations de services pour un potentiel client. Une fois signé par les deux parties, le devis fait office de contrat et est gage de transparence. Ce document est tout particulièrement important dans le secteur du BTP. Comment le créer et l’éditer rapidement ?

Utilisez un logiciel de devis et de factures pour votre entreprise

Faire vos devis plus rapidement vous permettra, en tant que professionnel du BTP, de gagner du temps, mais aussi d’en faire gagner à vos potentiels clients. Ils en seront d’autant plus satisfaits. Pour atteindre ce résultat, vous devez vous détacher de la méthode conventionnelle d’édition de devis. Élaborer vos devis à l’aide d’un tableur est certes efficace, mais plus fastidieux. Cette méthode facilite les erreurs qui peuvent faire fuir votre clientèle. Un chiffre en moins ou en plus par manque d’attention peut tout changer.

Si vous désirez améliorer la gestion de votre entreprise de BTP, misez sur le fonctionnement d’un logiciel de devis et factures pour gagner un temps considérable. Il vous permet d’obtenir votre document en quelques clics seulement. Cette opération chronophage vous sera désormais possible en à peine cinq minutes. Les logiciels de devis et factures améliorent votre suivi administratif et votre gestion dans sa globalité. Ils sont accessibles depuis plusieurs appareils pour plus de facilité.

Même lors de vos déplacements, émettre des devis devient parfaitement envisageable. Votre téléphone portable ou votre tablette vous permettront de continuer à travailler. Pour bien choisir votre logiciel, tenez compte de vos besoins. Dans le domaine du BTP, certaines fonctionnalités doivent impérativement figurer.

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Élaborez une grille tarifaire complète pour vos devis

Le devis donne des détails sur vos prestations. En le consultant, un client doit être en mesure de connaître exactement les frais à engager pour les travaux. Il s’agit de l’une des fonctions principales de ce document. Pour que cela soit effectif, il vous faut préparer une grille tarifaire claire et complète afin de gagner du temps.

En effet, vous ne pouvez pas penser au prix d’une prestation lorsque vous êtes sur le point de la réaliser. Non seulement vous serez mal vu par les clients, mais cela vous fera aussi perdre du temps. Si le prix est fixé à la hâte, à la dernière minute, il risque de ne pas correspondre à la difficulté de la prestation fournie.

Dans le premier cas, vous aurez perdu un client précieux et dans le second, vous aurez perdu des revenus. C’est la raison pour laquelle votre grille tarifaire doit être pensée et élaborée avec minutie. Dans l’idéal,vous devez avoir une grille tarifaire complète dès que votre entreprise lance ses activités. Ce sont ces données qui serviront à faire vos devis plus rapidement et à perdre moins de temps.

Faites vos devis en ligne

Une autre manière de gagner du temps dans la création de vos devis et de les faire en ligne. Il existe de nombreuses plateformes en ligne qui permettent de faire rapidement et efficacement vos devis. La plupart du temps, ces dernières sont accessibles de manière totalement gratuite, ce qui les rend assez avantageux. Leur utilisation est également simple et facile à comprendre.

De manière générale, il s’agit d’un modèle de devis en ligne dans lequel il vous suffit de remplir les cases vides. Vous avez par exemple un emplacement réservé au logo de l’entreprise où vous pouvez insérer le vôtre. Une plateforme en ligne réalise également les calculs et limite donc les erreurs. En définissant le calcul que vous désirez effectuer et en entrant les données, la plateforme se charge du reste.

Elle vous donne plusieurs options de personnalisation, comme la couleur du texte, pour rendre unique le résultat final. Une fois que vous vous êtes habitués au processus, la création d’un devis présentable peut se faire en quelques clics. Le résultat est ensuite envoyé directement dans la boîte mail de votre entreprise, téléchargeable et imprimable instantanément.

Même si ce genre de plateformes permet des modifications ultérieures des devis effectués, la centralisation des données n’est pas garantie. Par conséquent, il convient de garder une copie de tous les devis que vous élaborez. Les options d’édition et de gestion sont généralement beaucoup plus limitées qu’avec un logiciel. Il s’agit plutôt d’une solution qui peut convenir temporairement.

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Documentez-vous sur l’élaboration du devis

En plus d’utiliser des logiciels et des techniques pour diminuer le temps d’édition de vos devis, pensez aux informations à inclure systématiquement. En effet, le devis est un document obligatoire qui comporte plusieurs mentions légales et inclut des calculs comme la TVA à divers taux. Il doit notamment présenter :

  • le numéro individuel d’identification à la TVA,
  • la date de début et durée estimée des travaux,
  • les modalités de paiement,
  • les coordonnées du client.

Si vous n’êtes pas complètement renseigné sur le sujet, vous passerez plus de temps à chercher les informations et à réaliser les devis. Il convient donc, avant de lancer votre activité, de vous documenter sur l’élaboration du devis et sur l’utilisation des moyens à votre disposition. De cette manière, vous vous donnez un temps d’acclimatation suffisant qui n’aura pas d’incidence sur votre activité. Le fait de vous exercer évitera les erreurs et donc les reprises de devis qui sont des pertes de temps pour vos clients et pour vous-même. Ces erreurs peuvent d’ailleurs avoir des conséquences fiscales lourdes.

N’hésitez donc pas à faire des recherches sur internet et à consulter des devis déjà établis. Cela vous donnera une idée de ce à quoi il doit ressembler. Vous serez également orienté sur le choix du modèle de devis de votre entreprise.

Gagner du temps dans l’élaboration de vos devis est utile pour convaincre vos clients potentiels et accélérer la signature des documents. Vous pouvez le faire grâce à l’usage d’outils informatiques adaptés à votre activité. Les logiciels de devis sont parmi les plus efficaces et les plus simples pour réaliser des devis en quelques minutes.